Ein Praktikum im Hochschularchiv

Von Janine Muth

Während meines Praktikums im Hochschularchiv der RWTH Aachen hatte ich acht Wochen Zeit, herauszufinden, was wirklich alles in das Aufgabenfeld eines Archivmitarbeiters fällt.

Nach einer Führung durch die Räume des Archivs wurde ich schon am ersten Tag bereits in meine Hauptaufgabe eingeführt - ein ehemaliger Professor der RWTH hatte beim Hochschularchiv einen großen Teil seiner Akten abgegeben. Diese sollten nun von mir durchgesehen und mithilfe des Computerprogramms MIDOSA verzeichnet werden, damit man später im Internet auf die Informationen über die Akten zugreifen kann. Bei einer ganzen Menge Akten dauerte das länger, als ich am Anfang gedacht habe. Die Aufgabe war aber durchaus auch interessant, da ich in den Akten viel Interessantes lesen konnte.

Natürlich habe ich trotzdem nicht den ganzen Tag vor denselben Akten gesessen - neben meiner Hauptaufgabe, dem Verzeichnen, habe ich noch viele andere Dinge gelernt. Jeder Praktikant im Hochschularchiv soll einen sogenannten Praktikantenleitfaden abarbeiten. Der besteht aus vielen verschiedenen Aufgaben, sodass man viele verschiedene Einblicke in die Archivarbeit bekommt. Zu den Aufgaben gehört zum Beispiel das Einscannen eines Vorlesungsverzeichnisses, das dann auf die Archiv-Homepage hochgeladen wird und online durchgeblättert werden kann. Außerdem habe ich einige Einträge des Findbuchs, das man online finden kann, Korrektur gelesen. Der Praktikumsleitfaden ist auf jeden Fall sinnvoll und eine gute Idee, da man so immer den Überblick hat, was für Aufgaben man noch erledigen kann oder sollte.

Eine der spannendsten Arbeiten im Archiv ist das Bearbeiten von Anfragen, die per Mail oder Post kommen. Wenn man eine Anfrage beantworten will, grenzt das manchmal schon fast an Detektivarbeit, denn nicht immer findet man sofort das richtige Dokument. Manchmal ist es fast wie eine Schnitzeljagd, bis man die passende Antwort gefunden hat, und meistens findet man bei der Suche danach noch viele weitere interessante Dinge, zum Beispiel alte Fotos der RWTH oder ähnliches.

Neben den Aufgaben, die ich selbstständig erledigt habe, kamen noch die verschiedenen Module, die die Mitarbeiter des Archivs mit mir durchgeführt haben. Davon waren viele besonders interessant, da ich so Einblicke in Bereiche bekommen hat, über die ich vorher wenig bis überhaupt nichts wusste, wie z.B. Archivrecht, Urheberrecht und Datenschutz, Bibliotheksorganisation oder darüber, wie man alte Dokumente am besten erhält. Außerdem habe ich einen kleinen Einblick in die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs bekommen, als das Hochschularchiv am "Tag des offenen Archivs" teilgenommen hat. Im Vorfeld wurden Poster gedruckt und aufgehangen, und am "Tag des offenen Archivs" gab es eine Führung durch das Historische Institut und das Hochschularchiv.

In den letzten Tagen meines Praktikums war ich vor allem damit beschäftigt, die eingescannten Ausstellungsstücke der Ausstellung über das Hauptgebäude, die letztes Jahr eröffnet wurde, durchzusehen und aus ihnen am PC einen Katalog zu erstellen. Mit Hilfe dieser Vorlage habe ich dann mit dem Programm Frontpage eine Vorlage für die Online-Präsentation gemacht, die online gestellt werden soll, damit man sich im Internet die einzelnen Ausstellungsstücke ansehen kann.

Abschließend kann ich sagen, dass mir mein Praktikum im Hochschularchiv Spaß gemacht hat. Durch den Praktikumsleitfaden hatte ich immer genügend zu tun, und die verschiedenen Module haben mir einen guten Einblick in die Arbeit eines Archivs gegeben. Bei Fragen konnte ich mich jederzeit an die Mitarbeiter des Archivs wenden, das Arbeitsklima war auch immer positiv und nett - ein Praktikum beim Hochschularchiv der RWTH kann ich also jedem empfehlen.

Fotoalbum für einen Toten - Praktikant Alexander Lohr berichtet

Während meines fünfwöchigen Praktikums im Hochschularchiv der RWTH Aachen habe ich einen tieferen Einblick in die Arbeit eines Archivs gewinnen können. Ich hatte schon vorher nicht das Bild des weltfremden Archivaren vor mir, der eher widerwillig seine wohl gehüteten und angestaubten Archivgeheimnisse preisgibt, trotzdem hat mich die Arbeit im Archiv überrascht.

Zwar sind die Akten teilweise durchaus staubig, aber trotzdem ist es immer wieder spannend, Anfragen zu bearbeiten, bei denen man oft mit geradezu detektivischem Spürsinn vorgehen muss, um die gewünschte Information aus einem Aktenberg herauszufiltern. Erstaunlich interessant und amüsant sind oft auch die kleinen Informationshappen, die man bei der Recherche gewissermaßen im Vorbeigehen aufnimmt. So haben wir im Zuge einer Anfrage zu einer so genannten Erckens-Medaille erfahren, dass es sich die TH nach dem ersten Weltkrieg nicht mehr leisten konnte, die silberne Medaille weiter zu prägen und deswegen viele Berechtigte nie eine Medaille erhalten haben.

Habe ich deshalb während meines Praktikums stets versucht, bei möglichst vielen Anfragen zu helfen, lag mein Arbeitsschwerpunkt gerade in den letzten zwei Wochen aber klar auf der Ergänzung des digitalen Bilderverzeichnisses. Dabei ging es hauptsächlich um die Fotos der diversen Ehrenpromotionen vom Ende der 50er Jahre bis zum Beginn der 70er Jahre.

Um die Bilder sinnvoll beschreiben zu können, braucht man neben Wissen über den eigentlichen Verlauf des Festjahres natürlich möglichst viele Namen, die man den Personen auf den Bildern zuordnen kann.

Der Name des Geehrten und das Datum der Ehrenpromotion waren einem dabei in der Regel bekannt, zusätzliche Informationen, besonders Namen von unbekannten Personen, waren dagegen nur selten auf der Rückseite verzeichnet. Hier konnte einem oft nur ein „Den hast du doch schon mal gesehen“-Effekt weiterhelfen oder – zumindest bei den feierlichen Abendessen im Anschluss an die Ehrenpromotionen – die oft in den Akten noch vorhandenen Sitzordnung.

Erheblich mühseliger war das Abtippen der Teilnehmerliste an den Ehrenpromotionen, aber immerhin könnte ich nun bei „Wetten dass…?!“ mit einer „Ich wette, dass ich zu jedem Monat der Jahre 1953 bis 1971 den vollständigen Senat, inklusive Ehrendoktorwürden, der RWTH Aachen aufzählen kann“-Wette auftreten.

Besonders herausfordernd war die Verzeichnung von zwei Fotoalben. Dem „Album Talbot“ und dem Album „Verschiedenes“.Das „Album Talbot“ entbehrte nahezu jeder Information über die abgebildeten Personen, man weiß nur, dass es wohl 1960 in Athen anlässlich einer Luftfahrt-Konferenz aufgenommen wurde. Kurios wurde das ganze dadurch, dass die am meisten abgebildete Person scheinbar nicht der namensgebende Herr Talbot war, der bereits 1948 gestorben war, sondern das Album als Geschenk an seine Frau gedacht war, da ihr Mann in der Luftfahrt sehr aktiv war.

Im Album „Verschiedenes“ sind Fotos aus über zwei Jahrzehnten und mehr als einem Dutzend Ereignissen und eingeklebt, bei denen oft nur ein Datum daneben steht. Auch hier musste man wieder mittels Akten die eigentlichen Anlässe und Personennamen recherchieren.

Zum Abschluss möchte ich mich noch beim netten Archivteam bedanken, das sich sichtlich (und erfolgreich) bemüht hat, uns Praktikanten sinnvoll in den Arbeitsalltag einzubinden.

Praktikantenausbildung im Hochschularchiv

Das Hochschularchiv der RWTH Aachen bietet im Rahmen des geisteswissenschaftlichen Studiums an der Technischen Hochschule Praktika für alle Interessierte an.

Die Praktikanten erhalten während ihrer Praktikumszeit Einblicke in die gängige Arbeitsweise des Hochschularchivs und werden in die Arbeitsabläufe miteinbezogen. Dabei können ihre Einsatzbereiche in der Erfassung von Archivmaterial (Akten, Photos ...), Mitarbeit bei Präsentationen des Hochschularchivs, Betreuung von Archivbenutzern, Beantwortung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, Digitalisierung von Beständen und sonstigen Büroarbeiten liegen.

Im Rahmen des Praktikums werden ferner den Praktikanten in so genannten Unterrichts-Modulen Einblicke in weitere Bereiche der Archivarbeit gewährt. Dazu gehören die Module Archivrecht, Bibliothek, Registratur, Bestandserhaltung, Webseiten- und Weblogpflege, Arbeit mit MS-Exel-und Wordprogramm, Paläographie. Die Module werden von den dafür zuständigen Archivmitarbeitern gehalten.

Voraussetzungen die für die Aufnahme eines Praktikus im Hochschularchiv sind in der Regel:

• Student/in der RWTH (Fachrichtungen Geschichte, Sozial- und Wirtschaftsgeschichte, Politikwissenschaften...)
• Erfahrung im Bereich der gängigen EDV-Anwendungen
• Selbstständige Arbeitsweise

Das Praktikum wird mit 150€ Pauschalbetrag vergütet und umfasst üblicherweise 15-20 Stunden pro Woche. Ausnahmsweise können Abweichungen von dieser Vorgabe vereinbart werden.

Das Hochschularchiv-Team bestehend aus Prof. Dr. Christine Roll (wissenschaftliche Leitung), Dr. Klaus Graf (Geschäftsführer) und den studentischen Hilfskräften, ist stets bemüht, eine freundliche und kompetente Betreuung der Praktikanten zu gewährleisten, um damit ein angenehmes und arbeitsfruchtbares Klima zu schaffen.

Siehe auch: Bericht von Praktikant Simon Heesel

Simon Heesel: Mein Praktikum im Hochschularchiv

Nach 4 Wochen Praktikum im Hochschularchiv kann ich ein positives Resümee ziehen.

Vom ersten Tag an standen mir und allen anderen Praktikanten die Mitarbeiter des Archivs helfend zur Seite. Genauso wurde ich von Beginn an in die laufenden Projekte des Archivs integriert.

Da die Ausstellung zum Thema „100 Jahre Frauenstudium“ immer näher rückt, verbrachte ich in den letzten vier Wochen viel Zeit mit der Adressrecherche zu den Doktorandinnen der RWTH. Diese werden aufgrund einer geplanten Umfrage ermittelt. Mit Hilfe von Serienbriefen beziehungsweise Serien-E-Mails werden die Fragebögen schließlich an die ermittelten Adressen verschickt.

Da sich die Praktikantinnen und Praktikanten im Archiv der RWTH Aachen an einem Praktikantenleitfaden, der ihnen viele Aufgaben und Möglichkeiten zur Gestaltung des Praktikums bietet, orientieren können, blieb dies jedoch bei weitem nicht meine einzige Aufgabe.

Neben der Adressrecherche war ich mit der Digitalisierung eines Vorlesungsverzeichnisses, mit dem Korrekturlesen der Findbuchdatei, mit dem Beantworten einer Anfrage an das Archiv und mit der Erstellung einer Arbeitsanleitung zur Adressrecherche im Internet beschäftigt.

Ich habe das Vorlesungsverzeichnis aus dem Semester 1870/71 eingescannt, mit Anmerkungen zum Inhalt versehen und auf die Website des Archivs hochgeladen.

Die Findbuchdatei, welche auf der Homepage des Archivs zu finden ist, habe ich (natürlich nur zu einem kleinen Teil) einer inhaltlichen Prüfung wie auch einer Rechtschreibprüfung unterzogen. Für Fehler und die Erleichterung einer späteren Korrektur habe ich eine Excel-Tabelle angelegt, an der die nachfolgenden Praktikanten weiterarbeiten können.

Zu der Anfrage bezüglich einer bestimmten Person an das Archiv habe ich nach der Sichtung der vorhandenen Akten beziehungsweise Matrikelbücher und Vorlesungsverzeichnisse eine Antwortmail mit den entsprechenden Informationen erstellt.

Die Arbeitsanleitung zur Adressrecherche im Internet dient nachfolgenden Praktikanten und auch anderen Mitarbeitern bei einer möglicherweise in Zukunft anstehenden Rechercheaktion als Leitfaden und Hilfe.

Darüber hinaus sorgten verschiedene Lehrmodule, die von den Mitarbeitern des Archivs gehalten wurden, für Abwechslung und lehrreiche Stunden. Die Module umfassten die Themen ‚Archivrecht’, ‚Recherchemöglichkeiten’, ‚Bestandserhaltung’, ‚Websitegestaltung und Onlinepräsentation’ sowie ‚Registratur und Ablage’.

Die Einführung des Praktikantenleitfadens ist sehr sinnvoll, da man zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht zu den zu erledigenden Aufgaben zur Einsicht hat. Auf diese Weise kann man sein Praktikum zeitlich gut planen.

Auch die Module haben mir sehr gut gefallen. So kann man als Praktikant, auch bei einem kürzeren Praktikum, einen Einblick in alle Bereiche des Archivwesens bekommen.

Die vier Wochen im Hochschularchiv der RWTH Aachen haben sich für mich in jeder Hinsicht gelohnt. Die Arbeit habe ich gerne erledigt und darüber hinaus habe ich noch ein nettes Archiv-Team kennengelernt. Jedem, der sich für die Archivarbeit interessiert, kann ich also ein Praktikum im Archiv der RWTH empfehlen.